この記事でわかること

• システム開発の見積もりに含まれやすい費用の内訳
• 複数社の開発範囲と前提条件をそろえる比較表の使い方
• 発注前に確認したい追加費用と、運用開始後の費用

「同じシステムを頼んだはずなのに、見積もりの金額がずいぶん違う」 初めて開発を発注すると、どこを見ればよいか迷いますよね。

見積もりの差には、作る機能だけでなく、データ移行や研修の扱いも関係します。 まずは金額の前に、各社が何を担当する見積もりなのかをそろえましょう。 この記事では、社内の申請システムを作る場合を例に、比較の進め方を紹介します。

合計額だけでは、同じものを比べているかわからない

たとえば、A社は古い台帳からのデータ移行を含み、B社は含まない場合があります。 合計額を並べても、B社が移行作業を加えたら差が縮まるかもしれません。 稼働後の問い合わせ対応も、一方だけが月額費用として示していることがあります。

見積書の「一式」という表記も、すぐに悪いと決める必要はありません。 ただ、その中に何が入るかは、判断できる程度まで聞いておきたいところです。 開発範囲、見積もりの前提、含まれない作業を並べると、金額差の理由が見えてきます。

IPAの「超上流から攻める IT 化の原理原則１７ヶ条」も、 開発以外にデータ移行や教育などの費用がかかる点を挙げています。 依頼する範囲と、自社で行う作業を明確にするよう示しています。 IPA( https://www.ipa.go.jp/archive/publish/qv6pgp0000000xa0-att/000005109.pdf )

ステップ❶：見積もりの前提となる依頼内容をそろえる

各社に同じ資料を渡すところから始めましょう。 最初から細かな仕様が決まっていなくても大丈夫です。 現時点で決まっていることと、相談して決めたいことを分けて書きます。

社内の申請システムなら、次のような内容がたたき台になります。

利用者数やデータ件数は、わかる範囲の数字で構いません。 正確な数が未定なら「現時点の概数」と書き、確定時期も相談します。 同じ資料を渡したうえで、各社から出た質問と回答を記録しましょう。 条件を変えた場合は、比較する見積もりも更新してもらいます。

先に決めたいのは、必須の範囲

申請と承認は必須でも、スマートフォン対応は後から検討できるかもしれません。 必須機能と、予算に応じて追加する機能を分けて伝えると話が進みます。

画面の速さや利用できる時間帯も、費用に関わる条件です。 こうした条件は、非機能要件（性能や安全性など、機能以外に求める条件）と呼ばれます。 「速く動く」だけでは基準が違うため、利用人数や混み合う時間を伝えます。 必要な水準は、開発会社と相談しながら決めてください。

ステップ❷：費用の内訳を、作業ごとに確認する

見積書の項目名は会社によって違います。 項目を無理に一致させるより、次の作業がどこに含まれるかを確認しましょう。

環境の準備で確認したいのが、サーバー（データの保管や処理などを担うコンピューター）の設定です。 クラウド（インターネット経由でサーバーなどを利用する仕組み）を使う場合もあります。 サービスの利用料は、開発作業費とは別に毎月発生する場合があります。

試験で確認したいのは、開発会社と発注側の作業分担です。 受入試験（発注側が業務で使えるかを確かめる試験）では、自社の担当者も時間を確保したいですね。 「試験込み」なら、どちらの作業まで含むかを聞いてみましょう。

作業量を人月（一人が一か月働く量を一単位とする、計算上の単位）で示す見積書もあります。 人月で計算する項目は、作業量と一人月あたりの単価を確認しましょう。

たとえば、作業量が2人月、単価が一人月あたり80万円なら、その項目の費用は160万円です。 これは計算方法を示す架空の例で、相場を示すものではありません。 作業量と単価に加えて、金額に含まれる成果物や担当範囲も確認してください。

ステップ❸：範囲・前提・除外項目を一枚に並べる

次の表は、比較用の記入例です。 A社・B社の欄は架空の例で、実際の提案を評価したものではありません。 手元の見積書に合わせ、各社の回答をそのまま書き込んでください。

表の「別途見積もり」は、無料や不要という意味ではありません。 必要な作業なら、概算を出せる時期と、金額が変わる条件を聞きます。 未確定の項目は空欄にせず、「未定」と担当者を記録しておくと安心です。

たとえば社員情報との連携には、既存システム側の協力が必要かもしれません。 連携先の仕様を誰が確認し、その作業費をどちらが負担するかまで整理します。 発注側が用意するデータや確認担当者も、見積もりの前提に含めましょう。

ステップ❹：初期費用と、使い続ける費用を分けて見る

開発時の支払いだけでなく、稼働後の費用も並べてみましょう。 IPAの同資料も、開発費と運用・保守費の両方を見る考え方を示しています。

比較期間を仮に三年と決めるなら、各社とも同じ期間で計算します。 初期費用に、月額費用の36か月分と年額費用の三年分を加える形です。 年額費用は、月額費用に含まれていない項目だけを加えましょう。 同じサービスで月払いと年払いを選べる場合は、採用する支払い方法で計算します。 利用人数などで変わる費用は、共通の人数を置いて試算してください。 税の扱いや、発注側が別の会社へ支払う費用もそろえたいですね。

図は、同じ開発範囲・サービス水準と仮定した計算例です。 金額は税抜で、別途の年額費用や追加費用はなく、利用条件と料金は変わらない想定です。

ただし、三年間の総額も確定額とは限りません。 利用人数の増減や料金改定があるため、計算に使った条件を残します。 契約を終了するときのデータの取り出し方と、その費用も聞いておきましょう。

見積もりの段階と、変更時の決め方を聞く

要件が固まる前の概算と、内容を詰めた後の正式な見積もりでは精度が違います。 IPAの同資料でも、段階を分けて見積もる方法が紹介されています。 現時点の金額がどの段階のものかを、各社に確認しましょう。

あわせて、次の点を質問しておくと判断しやすくなります。

• どの条件が決まると、金額と納期を確定できますか。
• 仕様を変更した場合、追加費用と日程への影響はいつ示されますか。
• どの成果物を確認したら、開発完了として受け取りますか。
• 不具合の修正と、機能追加はどう区別しますか。
• 支払いの時期は、各段階の確認とどう結びついていますか。

口頭で聞いた内容は、見積書や提案書に反映してもらいましょう。 判断に使った条件を、発注側と開発会社が同じ文書で確認できます。

おわりに

見積もりを受け取ったら、まず二社分だけでも比較表に転記してみてください。 「含む」「対象外」「未定」を並べると、次に聞くことが具体的になります。

開発範囲と運用費をそろえてから、金額を判断することが大切です。 条件が決まっていない部分は、開発会社と整理しながら見積もりを更新できます。 相談するときは、今回作りたい機能と、比較表の空欄を持っていきましょう。